규정에 따르면 베트남에서 인정되고 사용되기를 원하는 외국 문서는 관할 당국의 확인을 받아야 한다. 따라서, 영사인증 및 영사확인을 규제하는 정부의 2011년 12월 5일자 시행령 No. 111/2011/ND-CP 제2조 제2항에서 "영사확인"이란 해당 서류 및 문서가 베트남에서 인정되고 사용될 수 있도록 베트남 관할 기관이 날인, 서명 및 명칭을 인증하는 것을 말한다.
외교부는 국내에서 영사인증 및 확인의 권한을 가진다. 외교 사절단, 영사관 또는 외국의 영사 기능을 수행할 권한이 있는 기타 기관은 해외에서 영사인증 및 확인의 권한을 가진다.
외국 문서의 영사확인을 위한 절차
외국 문서의 영사확인의 순서 및 절차에 대해서는 시행령 제111/2011/ND-CP호 제14조 및 제15조에 구체적으로 규정된다.
따라서 영사확인 신청자는 다음을 포함하여 1세트의 서류를 제출한다.
영사확인 신청서 01부
방문 신청 시에는 신분증 원본 제시, 우편으로 신청할 경우에는 신분증 사본 1부 발송.
외교 사절단, 영사관 또는 외국의 영사 기능을 수행할 권한이 있는 기타 기관에 의해 인증받은 영사확인을 요청한 서류 및 문서(법률 문서의 경우); 외교부 또는 기타 베트남 대표기관 이 위치한 외국의 유능한 기관 또는 겸직 베트남 대표 기관의 인증을 받은 영사인증을 요청한 서류 및 문서.(해외 베트남 대표기관에서 영사확인을 받은 경우)
해당 서류 및 문서의 베트남어 또는 영어 번역본 01부
외교부에 보관하기 위한 d,đ항에 규정된 서류 및 문서의 사본 01부
영사확인을 요청한 서류 및 문서의 신빙성을 확인할 필요가 있는 경우 신청접수관은 영사확인을 요청하는 자에게 추가로 관련 서류 원본의 제출을 요청할 수 있으며 해당 서류 및 문서의 사본 1부 제출 요청하여 외교부 및 해외 베트남 대표기관에서 보관할 수 있다.
외교부와 해외에 있는 베트남 대표기관은 해당 국가에서 공식적으로 외교부 및 해외 베트남 대표기관에 통보한 임감, 서명 및 명칭이 포함된 문서에 대한 외국 관할 당국의 인증에 있는 감, 서명 및 명칭을 비교하여 영사확인을 수행한다.
소요기간은 유효한 서류를 충분히 접수한은 일로부터 영업일 기준 1일이다. 10쪽 이상의 서류/문서의 경우 처리 시간은 더 길어질 수 있지만 영업일 기준 5일을 초과하지 않다.
본 조항 제1항 제d호에 명시된 서명, 날인 및 외국 관할 기관의 명칭이 공식적으로 발표되지 않았거나 신빙성을 확인할 필요가 있는 경우 외교부와 해외 베트남 대표기관은 해당 기관에 검증을 요청한다. 확인 결과를 받은 후 외교부 및 해외 베트남 대표 기관은 서류를 처리하고 결과를 신청자에게 반환한다.
영사확인이 되어야 하는 서류, 절차
영사확인이 되어야 하는 서류, 절차는 해외에서 베트남으로 물품 및 원자재를 수입하는 것과 관련된 절차; 베트남에서 자녀를 입양하고자 하는 외국인, 베트남에 시민권을 등록하려는 외국인, 베트남에서 합법적으로 사업하기 위한 허가를 신청하는 경우, 외국인의 범죄경력에 관한 서류, 베트남에서 합법적으로 사용하고자 하는 해외에서 발급된 학위, 증명서, 서류,...등이 있다.
다음 중 하나에 해당하는 문서는 영사확인을 받지 못 한다.
정정 또는 삭제되었으나 법에 따라 정정 또는 삭제되지 않은 서류 및 서류; 영사확인 및 인증 신청서의 서류와 문서에 상충되는 내용이 있는 경우, 법률에 따라 위조되거나 권한 없이 발행 또는 인증된 서류 및 문서, 원본의 서명이나 날인이 아닌 서명이나 날인이 있는 서류 및 문서, 베트남 국가의 이익을 침해하는 내용이 포함된 서류 및 문서.
영사확인이 면제된 서류 및 문서
영사확인이 면제되는 서류 및 문서는 다음을 포함하여 시행령 제111/2011/ND-CP호 제9조에 구체적으로 규정된다.
- 베트남과 해당 외국이 모두 가입한 국제 조약 또는 상호주의 원칙에 따라 영사 인증 및 확인이 면제되는 서류 및 문서.
- 베트남 관할 기관과 외국 관할 기관 간에 직접 또는 외교 경로를 통해 전달되는 서류와 문서.
- 베트남 법률에 따라 영사 인증 및 확인이 면제되는 서류 및 문서.
- 베트남 또는 외국의 접수 기관에서 영사의 확인 또는 영사 인증을 요구하지 않고 이는 베트남 또는 외국의 해당 법률 규정에 맞춘 서류 및 무서
현재 베트남은 전 세계 30개국과 사법공조 협정 및 영사협정을 체결했다. 특히, 외국 문서 및 서류의 영사확인과 관련하여 법원 또는 기타 사법 기관의 사법 및 사법 외 문서와 서류를 송달하고 전달하는 경우 문서의 영사 승인이 면제된다는 규정이 있다. 또한, 영사협정에 따른 영사확인 면제는 소송 절차를 수행하기 위한 서류 및 문서에도 적용된다. 예를 들어, 증인이나 당사자의 진술을 받는 것, 증거를 조사하거나 수집하는 것, 사법공조를 위해 당사자 중 한 쪽의 요청에 따라 민사 신분 문서 교환 및 기타 절차를 수행하는 등이다.
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