Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là bước đi chiến lược của nhiều doanh nghiệp khi mở rộng thị trường ra quốc tế, đặc biệt tại khu vực Đông Nam Á. 

Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần nắm rõ hồ sơ, thủ tục cũng như các quy định pháp luật hiện hành. 

Bài viết dưới đây của OTIS LAWYERS sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước cụ thể trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, từ đó chuẩn bị kỹ lưỡng, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Ảnh minh họa - Hồ sơ cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Danh mục hồ sơ bắt buộc khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Để thực hiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ (hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng)
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài
• Bản sao hộ chiếu hoặc CCCD (nếu là người Việt Nam) của người đứng đầu Văn phòng đại diện 
• Hợp đồng thuê văn phòng kèm tài liệu chứng minh quyền sử dụng hợp pháp
• Báo cáo tài chính trong năm gần nhất của công ty mẹ
• Văn bản giới thiệu phạm vi hoạt động dự kiến của văn phòng đại diện

Mọi tài liệu nước ngoài dùng trong thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt theo quy định.

Thủ tục thực hiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam thuộc thẩm quyền cấp phép của:

• Sở Công Thương tỉnh/thành phố nơi dự kiến đặt trụ sở văn phòng (đối với ngành thương mại)
• Hoặc Bộ chuyên ngành quản lý tùy theo lĩnh vực hoạt động của công ty mẹ

>>> Tham khảo: Thương nhân nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam như thế nào?

Quy trình thực hiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

1. Nộp hồ sơ: Gửi trực tiếp hoặc online qua mạng tới cơ quan có thẩm quyền
2. Thẩm định hồ sơ: Trong vòng 07~10 ngày làm việc
3. Cấp giấy phép: Nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
4. Khắc dấu và đăng ký thuế: Sau khi có giấy phép, văn phòng đại diện tiến hành khắc dấu và đăng ký mã số thuế

Tổng thời gian trung bình để hoàn tất toàn bộ quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là khoảng 15 – 20 ngày làm việc.

Một số lưu ý quan trọng khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Điều kiện để được cấp phép

Công ty mẹ muốn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Đã hoạt động ít nhất 1 năm kể từ ngày thành lập
• Có giấy phép kinh doanh hợp pháp
• Ngành nghề hoạt động không thuộc lĩnh vực cấm theo pháp luật Việt Nam

Những hạn chế trong hoạt động

Văn phòng đại diện không được phép:

• Ký hợp đồng kinh doanh trực tiếp tại Việt Nam
• Phát sinh doanh thu từ hoạt động thương mại
• Xuất nhập khẩu hàng hóa

Chức năng chính của văn phòng đại diện là đại diện liên lạc, xúc tiến thương mại và nghiên cứu thị trường.

>>> Tham khảo: Giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Dịch vụ hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam của OTIS LAWYERS

Việc chuẩn bị hồ sơ, theo dõi tiến độ và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp mới. 

Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tư vấn đầu tư và pháp lý doanh nghiệp, OTIS LAWYERS sẵn sàng đồng hành cùng quý khách hàng trong tất cả mọi trường hợp.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và sử dụng trọn gói dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam chuyên nghiệp, hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Ảnh minh họa - Thông tin liên hệ

CÔNG TY LUẬT TNHH OTIS VÀ CỘNG SỰ

• Địa chỉ văn phòng: Tầng 2, Tòa CT3, Khu đô thị Yên Hòa Park View, Số 3 đường Vũ Phạm Hàm, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
• Email: info@otislawyers.vn
• Hotline: (+84)987 748 111
• Facebook: Hãng Luật OTIS và Cộng sự
• Zalo: Luật sư Phạm Oanh 
• Kakaotalk ID: azlaw84
• Wechat ID: OtisLawyers